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Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Felder Topic is solved

Fragen zur Bedienung von Citavi 5

Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Felder

Postby cposer » 2018-02-09 17:36

Systeminformationen: [ Citavi Version 5.x Beta, Windows 10, Deutsch, -, -, - ]

Guten Abend,
ich bin gerade dabei, den Umstieg von unserer gut gepflegten Excel-Literaturdatenbank auf Citavi vorzubereiten. Dabei möchte ich gerne auch bestimmte funktionale Felder der Excel-Datei bewahren, und sie in funktionale Citavi-Felder importieren.

Beispiel: Ich habe in Excel die Spalte "Liegt im Original vor", in der bislang immer eine 1 steht, wenn die Quelle, in welcher Form auch immer, verfügbar ist. Und ich habe gesehen, dass man beim Import auch die Felder "Blaue Marke" und "Rote Marke" auswählen kann.

Allerdings finde ich nirgends eine Information darüber, welches Format meine Ausgangsdaten haben müssen, damit Citavi den Import akzeptiert. "1" ist es schonmal nicht, das hat nicht funktioniert. Was muss in der Spalte stehen, damit der Titel nach dem Import die gewünschte Marke aktiviert hat?

Und auch andere Felder stellen mich vor Fragen, weil nicht klar ist, wie man sie per Import richtig befüllt:

  • "Lokale Datei" - Der konkrete Dateipfad. Welche Formate sind erlaubt?
  • "Rote Marke" / "Blaue Marke"
  • "Cover (Datei)" - ich nehme an, der Dateipfad zu einer Bilddatei; welche Formate sind erlaubt?
  • "Kategorien" - hier die Frage ob es funktioniert, wenn ich mehrere Tabellenspalten diesem Feld zuweise, oder ob nachfolgende Werte die vorhergehenden überschreiben. Und wie ist die Hierarchie der Kategorien im Feld abgebildet? Woher weiß Citavi, dass Kategorie B eine Tochter von Kategorie A ist?
  • "Schlagwörter" - wie bei "Kategorien": Kann ich einfach mehrere Spalten diesem Feld zuweisen?

Bei "Lokale Datei" hat es mit dem exakten Dateipfad funktioniert. Hurra. :)
Sehr praktisch wäre in diesem Zug auch eine Möglichkeit, Citavi-Quellen in all ihrer Schönheit als tabellarische Daten zu exportieren, und zwar im hauseigenen Format. Dann könnte man sich das Import-Format selbstständig erschließen.

Besten Dank für den Support.
Gruß
Clemens
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby cposer » 2018-02-12 12:33

Der kompetente Citavi-Support lieferte Antworten per Mail <3
Für den geneigten zukünftigen Sucher hier meine Erkenntnisse.

Cool News #1: Die Tabellenansicht (Alt + Strg + T) liefert fast alle Informationen, die ich suchte. Sehr praktisch.

Hier meine Ergebnisse

  • "Lokale Datei" - lässt sich leider nicht als Spalte einblenden.
  • "Rote Marke" / "Blaue Marke": "WAHR" bzw. "FALSCH" (ohne die Anführungszeichen)
  • Die Büroklammer, die anzeigt, ob eine Quelle hinterlegt ist (auch wenn ich nicht herausfinden kann, wie genau das Feld heißt) braucht ebenfalls die Werte "WAHR" bzw. "FALSCH"
  • "Cover (Datei)" - Hier ist in der Tabelle leider direkt ein Bild hinterlegt, auch, wenn man es nach Excel exportiert. Ich kann mir zwar nicht vorstellen, dass Citavi das so in die Datenbank packt, aber erstmal ist davon auszugehen.
  • "Kategorien", "Schlagwörter" und "Gruppen": Sind alle in einem Feld gespeichert und mit Semikolon getrennt (so wie man es Anhand der Darstellung im Reiter "Zusammenhang" vermuten konnte). Es ist davon auszugehen, dass beim Import mehrerer Spalten in dasselbe Feld der Inhalt von Spalte B den Inhalt von Spalte A überschreibt. Man müsste in Excel vermutlich eine Sammelspalte erzeugen, die alle Gruppen/Kategorien etc. mit Semikolon zu einem Text-String vereint. Bei Kategorien kommt hinzu, dass tatsächlich die Hierarchie in der Kategorie abgebildet ist. Ein Eintrag wie "1. Allgemeins; 1.1 Definitionen" sollte demnach korrekt als Hierarchie importiert werden.
  • Die Bewertung mit den 5 Sternen wird durch die Zahlen 0 bis 5 repräsentiert.

Gruß
Clemens
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby cposer » 2018-02-12 17:02

Update: Es ist zum Verzweifeln.

Thema Kategorien. Eine Beispielliste:

  • 1 Allgemeines
  • 1.2 Grundlagen
  • 2 Käsekuchen

Ich versuche, Kategorien zu importieren. Beim Export in eine Excel-Datei steht im entsprechenden Feld folgendes drin: "1 Allgemeines; 1.1 Grundlagen; 2 Käsekuchen". Also sollte man meinen, dass dieses Format auch für den Import funktioniert.

Leider nein. Wenn ich die Datei genau so importiere, wie ich sie vom Export bekommen habe, wird aus diesen Angaben folgendes:

  • 1 Allgemeines
  • 1.2 Grundlagen
  • 2 Käsekuchen
  • 3 1 Allgemeines
  • 4 1.2. Grundlagen
  • 5 2. Käsekuchen

Der Titel wird also nicht den bestehenden Kategorien zugeordnet, sondern es werden neue Kategorien angelegt.

Genausowenig funktioniert der Import der Roten und Blauen Marke. Weder wenn man "WAHR" noch "=WAHR" in die Excel-Zelle schreibt erscheint die Marke.
Jetzt bräuchte ich doch einmal ein wenig offiziellen Support. :D

Plus side: Beim Cover funktioniert das Eintragen der vollständigen URL zu einer Bilddatei. :)

LG
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby Susanne Sitzler » 2018-02-12 17:16

Hallo Clemens,

vielen Dank für Ihre Fragen und dass Sie Ihre Tipps für den Excel-Import hier teilen.

  • Lokale Datei: Um die Information einzublenden, ergänzen Sie bitte in der Tabellenansicht die Spalte "Standorte". Beachten Sie: Beim Export als Excel-Datei wird nur der Dateiname eingetragen, für den Import benötigt man den kompletten Dateipfad.
  • Rote & blaue Marke: Mit je einer eigenen Spalte können Sie beim Import auch die jeweilige Marke setzen lassen. Beim Import richtet sich die Vergabe nach dem Vorhandensein eines Feldinhalts, also leer vs. nicht leer, zudem muss die Spalte auch dem entsprechenden Citavi-Feld (Blaue Marke bzw. Rote Marke) zugeordnet werden.
  • Büroklammer: Für das Büroklammer-Icon gibt es keine Import-Zuordnung. Stattdessen wird diese automatisch anhand eines vorhandenen Attachment gesetzt.
  • Cover (Datei): Für den Import wird der Dateipfad benötigt (akzeptierte Format: JPG, BMP, GIF, PNG, TIFF).
  • Kategorien: Beim Import werden alle Kategorien separat als neuer Eintrag übernommen. Ein Kategorienbaum (wie z.B. 1 Allgemein; 1.1 Definition) kann leider nicht als hierarchische Struktur übertragen werden.
  • Bewertung: Momentan werden die Ziffern beim Import als Bewertungstext eingefügt (und nicht als Sterne übernommen).
Viele Grüße
Susanne

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Susanne Sitzler
Citavi Customer Service
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby cposer » 2018-02-12 18:03

Hallo Susanne,
vielen Dank für die Antworten. Das beantwortet tatsächlich alle Fragen, wenngleich mir das Ergebnis bei den Kategorien nicht wirklich gefallen will. Wäre es nicht ein Leichtes, die Hierarchie aus der Nummerierung rauszulesen? Ich möchte das gerne anregen. :)

Froh bin ich allerdings, dass die Zuordnung zu Top-Level-Kategorien funktioniert. Dann werde ich es ohne Nummern importieren und die Hierarchisierung manuell vornehmen.

Noch ein Hinweis: Wenn man beim Import "Stichwörter" auswählt, erscheint zusätzlich das Feld "Trennzeichen". Beim Feld "Kategorien" hingegen nicht. Ist maximal marginal, schließlich bereitet man das Kategorien-Feld ja üblicherweise eh entsprechend vor; war mir nur aufgefallen. :)
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld  Topic is solved

Postby Susanne Sitzler » 2018-02-13 13:05

Hallo Clemens,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Ich habe in Bezug auf die Kategorien-Zuordnung beim Import ein Bug-Ticket erfasst, kann aber leider nicht versprechen, wie schnell und ob sich dieses Verhalten korrigieren lässt.

Viele Grüße
Susanne

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Susanne Sitzler
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Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby cposer » 2018-02-13 17:23

Hallo Susanne,
besten Dank. Muss auch gar nicht schnell passieren - ich habe mich jetzt schon darauf eingestellt.

Darf ich, weil wir gerade über Kategorien sprechen, abschließend noch fragen, ob eine Möglichkeit besteht / angedacht ist, dass die Eltern-Kategorien auch die Titel sämtlicher Kind-Kategorien anzeigen?

Beispiel: Ich möchte im Kategoriensystem Regionen anlegen, um festzuhalten, auf welchen Teil der Welt sich bestimmte Quellen beziehen. Kategorien eignen sich gut, weil man hier beispielsweise folgende Struktur anlegen kann:

  • 1 Europa
  • 1.1 Deutschland
  • 1.1.1 Berlin
  • 1.1.2 München
  • 1.2 Großbritannien
  • 2 Nordamerika
  • ...

Ideal wäre es, wenn Quellen der Kategorie "Berlin" auch in "Deutschland" auftauchten. Denn wir fragen uns ja beispielsweise: "Haben wir Quellen, die sich mit Deutschland beschäftigen?" - "Ja, zumindest mit Berlin".
Momentan muss man dafür noch jede Eltern-Kategorie einzeln anklicken, obwohl interessanterweise beim Anklicken von "Berlin" im Kategorienfenster der gesamte Stammbaum fett angezeigt wird.

Beste Grüße
Clemens
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby Susanne Sitzler » 2018-02-13 17:57

Hallo Clemens,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Auch wenn es sicher Anwendungsfälle gibt, in denen dieser Automatismus wünschenswert ist, gibt es aber auch Fälle, in denen dieser Automatismus schlimme Folgen hätte. Wer Citavi mit einem tiefgestaffelten Kategoriensystem verwendet, wird schnell die Übersicht verlieren, wenn er auf den Ebenen 1 und 2 alle Titel oder Wissenselemente der Ebene 3 oder gar der Ebenen 4, 5 ... findet. Dann ist es nicht mehr möglich, auf Ebene 2 durch Sortierung der spezifisch dafür gedachten Elemente einen roten Faden zu entwickeln, an dem er sich beim Schreiben entlang hangeln kann.

Wenn Sie bei gedrückter Shift-Taste in der Kategorienspalte auf einen Kategorien-Ast klicken, werden in die Auswahl auch alle Titel aus den untergeordneten Kategorien aufgenommen.

In der Suche gibt es (ab Citavi 5.6) folgende Syntax:
  • rc: 4+ findet alle Titel in der Kategorie 4 und darunter
  • rc: 4++ findet alle Titel unterhalb der Kategorie 4 (d.h. 4.1, 4.2 usw.)
Viele Grüße
Susanne

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Susanne Sitzler
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Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby cposer » 2018-02-13 18:18

Hallo Susanne,
genial! Danke, wie immer, für den zügigen Support.

Das mit der Shift-Taste hatte ich schon intuitiv versucht, aber das funktioniert bei mir nicht (aktueller Beta-Build 5.8.41.0). Bei Shift+Klick auf das Kontrollkästchen füllt sich nur das eine Kästchen, und bei Shift+Klick auf den Kategorienamen passiert gar nichts. Wenn das funktionieren würde, wäre das eine absolut akzeptable Lösung für uns.

Die Such-Syntax funktioniert super. Dann muss man nur noch wissen, welche Kategorie welche Nummer hat. :)

LG
Clemens
cposer
 

Re: Import tabellar. Daten: Formate Citavi-spezifischer Feld

Postby Susanne Sitzler » 2018-02-14 10:39

Hallo Clemens,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Da hatte ich mich anscheinend leider nicht präzise genug ausgedrückt (weshalb ich für Mitleser mit einer ähnlichen Frage oben die Kategorienspalte noch ergänzt habe). Die Auswahl-Option bei gedrückter Shift-Taste funktioniert nur in der Kategorienspalte neben der Titelliste, also nicht bei dem Zugriff auf die Kategorien an anderen Stellen mit Kästchen-Auswahl.

Viele Grüße
Susanne

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